Ya lo decía el físico y matemático Britanico William Thomson “Lo que no se define no se mide, lo que no se mide no se mejora y lo que no se mejora se degrada siempre” y desde esta perspectiva radica la importancia de medir si queremos mejorar.
Décadas anteriores en RRHH no disponíamos de la cantidad y calidad de datos que nos proporciona la tecnología por medio de la “Inteligencia artificial” y el “Big Data”. En la actualidad podemos obtener información de los colaboradores que, hasta ahora, era imposible obtener con tanta facilidad. Sin embargo, nada de esto sería útil si no sabemos interpretar los datos.
Para mejorar nuestro trabajo gracias a los datos, lo primero que necesitamos comprender es la diferencia entre KPIs (Key Performance Indicator), Métricas y Objetivos.
Aunque muchos puedan confundir los términos, estos son diferentes y cada uno establece una pregunta a responder. Si queremos generar un entorno de trabajo enfocado a la mejora continua, el primer paso será definir los objetivos: ¿Qué quiero conseguir? Luego entender: ¿Cómo conseguirlo? (KPI) y, por último: ¿Cómo puedo medir los resultados? (métricas).
Concretamente las métricas son elementos cuantificables que surgen de una o varias mediciones obtenidas de fuentes con las que disponemos o podemos generar.
En cambio los KPI´s se alimentan de esas métricas, permitiendo medir y comparar si se están cumpliendo los objetivos planteados. Estos funcionan como indicadores o puntos de inflexión en los que se podrá ver y analizar el rendimiento, la progresión y/o la rentabilidad de las acciones en periodos de tiempo regulares.
Algo que no debe omitirse a la hora de establecer KPIs efectivos es seguir la metodología “SMART” para definirlos, es decir que estos deben ser :
Para ser aún más claros, intentemos ver estas diferencias:
En resumen, cada KPI es una métrica, pero no todas las métricas son un KPI.
Estos son algunos de los KPI más utilizados en RRHH:
Índice de Rotación
Este índice muestra la capacidad de una organización para “fidelizar a su talento” calculando el tiempo que un colaborador permanece en la misma. Una elevada rotación, además de suponer un alto coste en términos de pérdida de talento y procesos de reclutamiento, puede ser el resultado que deriva de factores a analizar cómo la remuneración o el clima.
Este KPI se calcula comparando el número de colaboradores que se unieron a la organización durante un período específico, con los que se quedaron en el mismo período. O más bien: el número de empleados que abandonan la empresa durante un año dividido por el número promedio de empleados en la empresa en ese año. Luego hay que multiplicar esa cifra por 100 para obtener la tasa de rotación anual ([L / Avg] x 100).
Índice de Absentismo
Este indicador mide las ausencias de los colaboradores por motivos de retrasos, bajas médicas o ausencias justificadas o injustificadas. Midiéndose se pueden predecir bajas en el equipo o problemas de funcionamiento dentro de la organización.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) establece la siguiente fórmula para calcular la tasa general de ausentismo laboral: A=DPP/((I+F)/2) DL x 100
Donde cada componente representa las siguientes variables:
A= Tasa ausentismo
DPP= días persona perdidos por ausentismo en el período
I= personal que se tenía al inicio del período
F= personal que se tenía al final del período
DL= días laborables durante el período
Índice de Accidentología
Si bien este indicador suele ser más sensible de acuerdo a la industria en la que se desempeña cada organización, este permite evaluar si las medidas de salud y seguridad ocupacional se están implementando correctamente y son efectivas.
Esta información se obtiene calculando el número total de accidentes con lesiones por millón de horas trabajadas menos el número de trabajadores expuestos a riesgos. La fórmula es: (número de accidentes x 1,000,000) / (número total de horas trabajadas – personas expuestas a riesgos).
Tiempo promedio de reclutamiento
El tiempo promedio de reclutamiento es el número de días que transcurren desde el momento en que se anuncia una vacante hasta que el nuevo candidato comienza a trabajar en la organización.
Desde ya existen vacantes más complejas de cubrir por las características particulares de la misma, por lo que se debe considerar esto disponiendo de una muestra lo más amplia posible.
Para obtener estos datos, en cada proceso de selección se deben calcular los días transcurridos desde el momento en que se anuncia la vacante hasta el día en que la misma se cubre y, posteriormente, calcular el promedio de la empresa.
Costes de Selección
Disponer de esta información permite entender, además de mensurar realmente el coste que implica, cuáles son los canales más efectivos y eficientes para nuestras búsquedas.
Este indicador se debe tener en cuenta los “Costes de reclutamiento” (publicidad, suscripción a portales de empleo, coste del tiempo del reclutador, ATS y otro software) y los “costes de formación”.
La fórmula es: (Costes totales de reclutamiento interno + costes totales de reclutamiento externo) / (número total de empleados reclutados durante un período de tiempo).
Experiencia del empleado
La manera más objetiva y eficiente de medir este indicador en por medio de herramientas especializadas como Slik midiendo todas las instancias del ciclo de vida de los colaboradores por medio de encuestas que definen la favorabilidad y compromiso.
La atmósfera del lugar de trabajo es fundamental para mejorar los indicadores mencionados anteriormente y crear una marca de empleadora que atraiga nuevos talentos.