Las 5 Etapas Claves de un “Onboarding” exitoso

Oct 7, 2021 8:30:00 AM / por Emanuel Kasianczuk

El Onboarding es el proceso en el cual empezamos a afianzar nuestra relación con los nuevos colaboradores. Es un periodo donde nos comienzan a conocer como organización y una oportunidad única para generar esa primera “buena experiencia” que encamine un proceso de fortalecimiento del Engagement.

Varios estudios, entre ellos el de Brandon Hall Group “The true cost of a Bad Hire”, afirman que un buen proceso de Onboarding mejora en más del 80% la fidelización de los ingresos y en más de un 70% su productividad.

 

Estos, por sí mismos, son motivos suficientes para que este proceso sea una de las principales prioridades entre los profesionales de Recursos Humanos, además de un gran desafío, sobre todo en contextos donde se debe gestionar de manera remota.

 

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¿Por dónde hay que comenzar?

 

Muchos cometen el error de considerar al Onboarding como un proceso que concluye cuando la documentación está firmada por el colaborador, los trámites de contratación se hacen efectivos y se presenta al equipo de trabajo, pero esto no es más que una instancia más que se denomina “inducción”.

 

Por ejemplo, según CareerBuilder el 51% de los empleados espera que RR.HH. se comunique con ellos regularmente durante su primer año de empleo.

 

State of Recruiting and Onboarding report

 

El Onboarding se caracteriza por mantener un acercamiento continuo con el fin de que el colaborador se sienta parte de la organización y viva una experiencia positiva en el proceso.


Este debe formar parte de una pieza clave dentro del “People Journey Map” por lo que es importante tener en cuenta con qué colaboradores estamos interactuando (Employee persona) y como es el vínculo que estos pueden esperar y necesitan de nosotros.

 

Estas son las 5 etapas claves del Onboarding:

 

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#1 Pre-Onboarding

En esta etapa podemos aprovechar para conocer cómo fue su “Candidate Experience” ya que tendrá muy fresco este proceso y nos permitirá mejorarlo para futuras vacantes. Aquí queremos aprovechar para comunicar muchas cuestiones que luego se buscará reforzar tales como la cultura, visión, los objetivos del puesto y cualquier información que sea relevante para el colaborador.


Este suele ser un momento en el que el colaborador tiene mucha ilusión y ganas de comenzar, pero también muchas dudas sobre cómo será realmente su nuevo desafío profesional. Por esto, es clave mantener una comunicación fluida, poniéndote a disposición, anticipando los próximos pasos y adelantando todos los trámites que sean posible.


#2 Onboarding

Esta etapa suele medirse en la primera semana de ingreso. El objetivo es entender si se cumplieron los estándares esperados para el proceso de inducción. Comienza, pero no termina, cuando el colaborador inicia su primer día de trabajo y se compone de las siguientes fases:

 

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A) Bienvenida:

  • Contacto “cara a cara”: Si no es de manera presencial, siempre es posible realizar videollamadas, lo cual es importante para comenzar a establecer relaciones interpersonales.
  • Kit inicial: Siempre es un buen detalle proporcionar desde el primer día merchandising institucional y los recursos para que el colaborador pueda estar operativo desde el primer día, sin importar si esto es presencial o de manera remota (ordenador, móvil, escritorio, silla, anotadores etc).

B) Integración:

  • Presentación del equipo: Este es un momento clave, ya que conocerá a los que serán sus compañeros de trabajo. Si se hace de manera virtual, se deben agendar reuniones para que conozcan las funciones de cada uno de ellos y de qué manera pueden interactuar.
    Después de su presentación oficial es bueno asegurarse de que se incorpore en los grupos de comunicación internos de la empresa (mail, slack, trello, etc.). Además, es recomendable añadir una reunión personal con el responsable directo, para que establezcan objetivos y líneas de trabajo esperados.
  • Definir un “Buddy”: Este es un rol que puede ser asumido por un par de su mismo equipo o de otro, ya que lo que se busca es que sea un referente en el cual se pueda apoyar el nuevo colaborador para conocer sobre diferentes aspectos de la empresa.
    Este rol es clave, por lo que para que sea exitoso su funcionamiento, el “Buddy” o mentor deberá ser formado (además de reconocido) y se le deberá comunicar expresamente cuál es su rol y cómo deberá efectuarlo durante el periodo de asignación, que puede ser de 60 a 90 días.

#3 First “Follow Up”

 

Uno de los puntos críticos en el desarrollo del “mapa de trabajo” durante los primeros 90 días, donde el colaborador está enfocado en conectarse con todos sus interlocutores a través de reuniones uno-a-uno.


Es altamente recomendable que superada esta primera instancia, se pueda monitorear la adaptación del colaborador, accionando ante las posibles alertas que nos indique que el este tuvo algún inconveniente en este periodo.


¿Qué podemos ver en esta etapa? Las tareas que fueron indicadas, los recursos que posee para hacerlas hasta la relación con su supervisor y grupo de trabajo.

 

#4 Second “Follow Up”

 

Esta etapa suele medirse transcurrido un semestre desde la incorporación. En esta instancia buscamos entender si existe algún tipo de “GAP” entre lo que está sucediendo y lo que se espera que suceda. Se supone que a esta altura, el colaborador tiene una noción más clara de la organización, su equipo, el propósito, la misión y visión, entre otras cosas, por lo que se sugiere una tercera etapa de seguimiento, aunque no precisamente debe ser la última.


Aquí debiéramos prestar atención respecto a los “sentimientos” del colaborador sobre su adaptación al puesto, al equipo y al entorno. Esto nos dará un marco más claro respecto a si es necesario intervenir y asistirlo en aquello que necesite, esto reforzará el “engagement” ya que se sentirá en una organización que practica una “escucha activa”.

 

#5 Cierre

 

Debemos darle un cierre al ciclo de Onboarding, el periodo es relativo y puede variar por cada organización, pero existe un consenso respecto a que sea luego de un año desde la fecha de incorporación.


Al margen del tiempo en que se haga, lo que buscaremos en esta instancia es entender si es necesario realizar mejoras sustanciales en el ciclo de Onboarding diseñado. Tengamos en cuenta que la mejora continua debe ser el “leitmotiv” de todo proceso que diseñemos y la mejor manera es a través de la comunicación directa con los involucrados.


Todos los colaboradores quieren sentir que nos importan. Cuanto más nos dedicamos al proceso de Onboarding, más comprometidos, productivos y motivados estarán.

 

El 37% de los empleados dijo que su líder no desempeñó un papel fundamental en el soporte de su experiencia de incorporación (Fuente: Careerbuilder).


La clave para lograr una correcta integración en el menor tiempo posible, es brindarle a los colaboradores un espacio de retroalimentación constante, con el fin de aclarar las dudas existentes, entender sus necesidades e inquietudes y ofrecerle el acompañamiento cercano que necesite.


En este sentido, desde el principio hasta el final, no olvides de medir todo lo que pasa solicitando feedback. Tienes que tener presente contemplar varias encuestas a lo largo del proceso que sean un indicador del “nivel de satisfacción”. Según la encuesta de Workable 2020,la contratación remota, el onboarding y el training se citan como los principales desafíos para cubrir puestos de trabajo post pandemia. Cuanto antes sepas sobre una oportunidad de mejora, mucho más rápido podrás solucionarlo.

 

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Topics: People Experience

Emanuel Kasianczuk

Escrito porEmanuel Kasianczuk